We współczesnym konkurencyjnym świecie biznesu wszystkie organizacje stoją przed nowymi wyzwaniami dotyczącymi trwałej wydajności i tworzenia najbardziej zaangażowanej siły roboczej. Osiągnięcie docelowej wydajności w dowolnej organizacji zależy głównie od spójności poziomu produktywności pracowników.

W dzisiejszym środowisku biznesowym żadna organizacja nie może osiągać najwyższych poziomów wydajności, chyba że każdy z jej pracowników jest zaangażowany w poprawę poziomów organizacyjnych w zakresie wydajności. Oznacza to, że pracownicy przyczynią się do rozwoju firmy.

Niestety, niektórzy właściciele firm często nie monitorują codziennej produktywności swoich pracowników, w wyniku czego ich praca będzie niekorzystna dla rozwoju firmy i nie będzie można tego wykryć i kontrolować.

Takie działanie zrujnowałoby zdolność firmy do osiągnięcia swoich celów. Ale dzięki technologii i narzędziom do monitorowania wydajności pracowników organizacje nie muszą czekać zbyt długo na programy oceny wydajności pracowników, aby wiedzieć, jak sobie radzą w pracy.

Główne powody korzystania z oprogramowania do monitorowania pracowników

E-maile są głównym źródłem naruszeń danych dla firm, ponieważ pracownicy muszą wymieniać informacje za pośrednictwem korespondencji biznesowej, dlatego niezwykle ważne jest zabezpieczenie i śledzenie danych, gdy wymagane jest przestrzeganie przepisów HIPAA, wniosków GRAMA i przepisów FINRA.

Na rynku dostępnych jest kilka prostych rozwiązań do monitorowania poczty e-mail, które pomogą Ci monitorować wiadomości e-mail pracowników, aby upewnić się, że krytyczne dane nie są udostępniane celowo lub przypadkowo. Programy monitorowania pracowników obejmują funkcje monitorowania poczty e-mail i więcej narzędzi do monitorowania innych działań pracowników podczas wykonywania ich zadań.

Innym centralnym aspektem oprogramowania do monitorowania pracowników jest możliwość sprawdzania ich aktywności podczas korzystania ze sprzętu firmy, takiego jak laptopy i komputery stacjonarne. Takie rozwiązania pozwolą ci zobaczyć, do których stron internetowych mają dostęp twoi pracownicy, którzy zwykle pobierają pliki oraz kiedy podłączają lub usuwają dyski USB.

Narzędzia te będą również w stanie ostrzegać Cię, gdy wyszukiwane są określone słowa kluczowe, które wymagają troski ze strony Twojej firmy i obejmują one poszukiwanie pracy, pornografię lub wyszukiwania związane z kontaktami konkurencji.

Najlepsze narzędzia do monitorowania miejsca pracy zapewnią ci kontrolę administracyjną, która pozwoli ci zablokować tego rodzaju działania, a także ograniczyć dostęp do nieodpowiednich lub niezabezpieczonych stron internetowych. Możesz z powodzeniem korzystać z narzędzi do monitorowania pracy pracownika, aby dowiedzieć się, co pracownik robi do dnia dzisiejszego.

Co należy wziąć pod uwagę pod względem prawnym i technicznym?

Monitorowanie wiadomości e-mail pracowników może wydawać się naruszeniem prywatności pracowników, ale w 2010 r. Sąd Najwyższy Stanów Zjednoczonych orzekł, że organizacje i firmy mogą monitorować działania pracowników, gdy są w pracy i korzystają z firmy. ' ekwipunek. Dotyczy to pagerów, laptopów, napędów USB i urządzeń mobilnych. Programy do monitorowania dzienników kluczy i przechwytywania haseł mogą być używane, nawet jeśli istnieją pewne etyczne kontrowersje wokół tematu ich użycia.

Należy pamiętać, że rząd federalny nie nakłada ograniczeń na monitorowanie Internetu przez pracowników. Z drugiej strony niektóre państwa stawiają ochronę na pierwszym miejscu.

Coraz więcej stanów wymaga obecnie od pracowników powiadamiania pracowników na wypadek, gdyby firma monitorowała ich aktywność online, w tym naciśnięcia klawiszy i wiadomości e-mail. Powiadomienia takie mogą zostać ujawnione w podręczniku pracownika lub jako przypomnienie e-mailem.

Tryb ukrycia a tryb przezroczysty

Gdy pracodawcy używają takich narzędzi monitorowania, mogą wybrać opcję korzystania z nich w trybie ukrytym lub przezroczystym.

Tryb ukryty jest również znany jako tryb cichy, co oznacza, że ​​pracownicy nie widzą faktu, że są monitorowani. Wysokiej jakości narzędzia do monitorowania będą działać niewidoczne i niewykrywalne przez pracowników.

Przejrzysty tryb nadzoru pozwoli Twoim pracownikom zobaczyć program nadzoru w swoich systemach. Takie oprogramowanie wymaga instalacji na każdym komputerze, w tym na portalu administracyjnym. Nie będzie to tak łatwe, jak tryb ukrycia, ponieważ administratorzy będą musieli sprawdzać każdy raport z każdego systemu, aby zobaczyć, jak sobie radzą pracownicy.

Jak działają narzędzia do monitorowania?

Narzędzia do śledzenia pracowników muszą być zainstalowane w wielu systemach, w tym na stacji centralnej, na wypadek, gdyby pracodawcy chcieli, aby użytkownicy ich nie wykryli. Aby tego typu narzędzie działało poprawnie, musisz najpierw wyłączyć zaporę ogniową, a ona zostanie ponownie włączona po zakończeniu procesu instalacji.

Z drugiej strony jest praktycznie niemożliwe, aby program działał bez dodatkowych poprawek i programowania, aby umożliwić programowi monitorującemu PC obejście programu. Spowoduje to przebicie dziury w systemie bezpieczeństwa i spowoduje, że sieć będzie podatna na wszelkiego rodzaju złośliwe oprogramowanie, wirusy, oprogramowanie szpiegujące i tak dalej.

Zachowaj ostrożność w przypadku ukrytych wirusów

Powinieneś zdawać sobie sprawę z faktu, że istnieje wiele narzędzi do nadzoru pracowników, które w rzeczywistości są ukrytymi wirusami i chociaż mogą dać ci możliwość rejestrowania kluczy i przechwytywania haseł, będą również gromadzić dane za kulisami i sprzedawać je, aby naruszyć bezpieczeństwo organizacji. Większość narzędzi do monitorowania aktywności pracowników może ominąć zaporę ogniową, ale nadal możliwe jest, że niektóre zagrożenia przechodzą niezauważone.

Wdrażanie oprogramowania: chmura i wersja lokalna

Innym ważnym aspektem, który należy wziąć pod uwagę, jest sposób wdrażania oprogramowania. Lokalna jest najczęściej używaną opcją i oferuje ją większość narzędzi. Umożliwi to hostowanie programu i gromadzonych przez niego danych na własnym serwerze. To rozwiązanie wymaga nieco więcej wiedzy informatycznej, a jego konfiguracja może potrwać dłużej. Z drugiej strony rozwiązania w chmurze są łatwiejsze w zarządzaniu i można je skonfigurować szybciej niż wdrożenie lokalne.

Rozwiązania dopasowane do Twoich potrzeb

Oprogramowanie dla rodziców i oprogramowanie do monitorowania to dwa rozwiązania, które monitorują użycie komputera osobistego. Są one zarówno instalowane, jak i używane na jednym komputerze, i nie stanowią takich samych zagrożeń, jak narzędzia do monitorowania poczty e-mail, na przykład, o których mówiliśmy, że działają wokół zapór ogniowych.

Oprogramowanie do monitorowania i oprogramowanie dla rodziców mają dodatkowe opcje zapobiegające cyberatakom, a także narzędzia do monitorowania dzieci i małżonków, którzy korzystają z Internetu.

Wiele firm poszukuje również oprogramowania pocztowego oraz aplikacji monitorujących wiadomości wychodzące i przychodzące w poszukiwaniu programów szpiegujących, wirusów i trojanów.

Istnieje również oprogramowanie do szyfrowania wiadomości e-mail, które może zabezpieczyć dane osobowe i krytyczne informacje, gdy są one przekazywane odbiorcom zewnętrznym. Takie narzędzia zagwarantują, że poufne dane będą dostępne i wykorzystywane tylko przez osoby, które naprawdę potrzebują tych informacji, jednocześnie dbając o ich bezpieczeństwo.

Oto pięć najlepszych sposobów monitorowania aktywności pracowników:

Teramind

Teramind zapewnia oprogramowanie, które usprawnia proces gromadzenia zachowań użytkowników na komputerach PC w celu identyfikowania podejrzanych działań, monitorowania wydajności i skuteczności, wykrywania potencjalnych zagrożeń i zapewnienia zgodności z branżą. Misją Teramind jest ograniczenie incydentów związanych z bezpieczeństwem poprzez zapewnienie dostępu w czasie rzeczywistym do działań użytkowników poprzez oferowanie ostrzeżeń, alertów, przekierowań i blokad użytkowników dla zapewnienia bezpieczeństwa i wydajności firmy i organizacji.

Oprogramowanie jest dostępne zarówno w wersji lokalnej, jak i opartej na chmurze, aby spełnić wymagania każdej organizacji.

Teramind może z powodzeniem określić, którzy użytkownicy są najbardziej ryzykowni dla Twojej firmy, analizując trendy w ich zachowaniu. Możesz sprawdzić, jakie konkretne zasady naruszyły, a następnie edukować je, aby zapobiec przyszłym incydentom.

Za pomocą tego narzędzia możesz także pisać reguły, które reagują na wszelkie obserwowane działania użytkownika, takie jak blokowanie wysyłania wiadomości e-mail lub powiadamianie o drukowaniu określonego dokumentu. Masz również możliwość rejestrowania i rejestrowania całej aktywności, a oni odtwarzają ją jak wideo i analizują metadane sesji.

Aby rozpocząć korzystanie z oprogramowania, wykonaj następujące kroki:

• Zarejestruj się bezpłatnie w oprogramowaniu do monitorowania pracowników Teramind Basic Cloud.
• Zainstaluj agenty monitorowania na komputerach, które chcesz monitorować, i zdecyduj o opcji kontroli w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin.
• Musisz dostosować każde ustawienie alertu i monitorowania, aby dostosować platformę do swoich potrzeb.
• Możesz uzyskać dostęp do wszystkich funkcji z platformy oprogramowania, aby uzyskać unikalne możliwości monitorowania, które zwiększają zarówno bezpieczeństwo, jak i wydajność.

HipChat

HipChat działa całkiem dobrze jako uzupełniające narzędzie dla platform w stylu WorkZone. Jest to narzędzie do zarządzania czasem, które jest zasadniczo komunikatorem stworzonym dla miejsc pracy. Będziesz mógł go używać do konfigurowania trwałych pokoi czatowych lub komunikacji 1 na 1.

Jedną z najbardziej przydatnych funkcji jest pełna historia czatów, a teraz pracownicy, którzy opuścili spotkanie na HipChat, nie będą już musieli przeszkadzać komuś, aby nadrobić zaległości, będą musieli tylko ponownie odwiedzić sesję i szybko ją przeglądać.

To oprogramowanie do śledzenia czasu jest ważnym narzędziem do sprawdzania codziennej wydajności pracy pracowników i może okazać się okazją do ustalenia, które strategie prowadzą do największej wydajności.

WorkiQ

WorkiQ to narzędzie, które śledzi zachowania komputerowe pracowników i zapewnia raporty dotyczące czasu spędzonego na nieproduktywnych i produktywnych aplikacjach. Pulpit nawigacyjny narzędzia zapewnia przejrzystą grafikę, która pokaże, którzy pracownicy i aktywnie zaangażowani w swoją pracę, a którzy są stale rozpraszani.

To narzędzie oferuje możliwość kategoryzacji wszelkiego rodzaju działań, śledzenia procesów we wszystkich aplikacjach i porównywania, w jaki sposób różni użytkownicy przetwarzają podobne jednostki pracy. Pulpity zarządzania zapewniają następujące korzyści:

• Identyfikacja nieproduktywnych zachowań w momencie wystąpienia
• Wykrywanie, a także nagradzanie produktywnych zachowań
• Porównanie rzeczywistej produktywności pracowników, w tym mieszanki i złożoności pracy, z którą pracownicy sobie radzą
• Zarządzanie zdalnymi pracownikami
• Określanie najlepszych wyników, aby móc replikować swoje procesy w czasie
• Poprawa podziału pracy poprzez identyfikację niewykorzystanych umiejętności lub przepracowanych pracowników

DeskTime

DeskTime to prosta i bezpieczna aplikacja do śledzenia czasu, która pozwala zwiększyć wydajność i produktywność firmy. Za pomocą tego narzędzia możesz łatwiej monitorować codzienną aktywność, zwolnienia chorobowe, pracę w godzinach nadliczbowych i urlopy swoich pracowników. Będziesz mógł uzyskać jasny przegląd przepływu pracy swojego zespołu. DeskTime umożliwia śledzenie aplikacji, adresów URL, a także czasu offline, a także dostęp do szczegółowych danych dotyczących sposobu, w jaki pracownicy korzystają z aplikacji i stron internetowych oraz tego, co robią, gdy nie są online.

Narzędzie oferuje automatyczne zrzuty ekranu i wskaźniki aktywności, które pozwolą Ci śledzić czas poświęcony na poszczególne projekty. DeskTime zapewnia dogłębne analizy i raporty do fakturowania, i możesz go używać do łatwego dostosowywania, pobierania, a także wysyłania raportów CSV, aby zapewnić swoim klientom najbardziej dokładne informacje dotyczące ilości pracy i czasu poświęconego na wszystkie projekty opracowane przez firmę.

Możesz nadzorować lokalne i zdalne zespoły zarówno z telefonu komórkowego, jak i komputera stacjonarnego, dzięki czemu możesz zaoszczędzić czas, przeglądając raporty dotyczące wydajności Twojej firmy, gdy jesteś poza domem. Zespół pomocy technicznej narzędzia jest dostępny za pośrednictwem czatu, poczty głosowej, a także poczty e-mail. Zespół DeskTime przestrzega branżowych standardów bezpieczeństwa, aby zabezpieczyć przekazane im dane osobowe.

Asana

Asana to narzędzie, które oferuje zadania, projekty, pulpity nawigacyjne i rozmowy w celu umożliwienia zespołom wydajniejszego przenoszenia pracy od początku do końca. Możesz go użyć, aby zobaczyć postępy w dowolnym projekcie bez planowania spotkania statusowego lub bez wysyłania wiadomości e-mail. Dzięki temu narzędziu będziesz mógł używać niestandardowych pól do śledzenia wszystkiego, co ma dla Ciebie ogromne znaczenie, czy to błędów, kandydatów do pracy czy potencjalnych klientów.

Możesz organizować swoje zadania w wspólne listy lub tablice dla wszystkich swoich spotkań, programów i inicjatyw. Sekcje i kolumny pozwolą dostosować Asanę, aby dopasować jej przepływy pracy i dodać strukturę do wszystkich twoich projektów.

Będziesz mógł podzielić pracę zadania na mniejsze części lub podzielić pracę na wiele projektów, a gdy jedno zadanie stanie się dużą i ważną inicjatywą, będziesz mógł szybko przekształcić je w projekt.

Zachowania pracowników są nieprzewidywalne, a dzięki tym doskonałym narzędziom możesz zwiększyć ich wydajność w pracy i ogólną produktywność firmy. Przejrzyj je wszystkie i wybierz swój ulubiony, zgodnie z Twoimi potrzebami. Gwarantujemy wysoką jakość wszystkich omówionych powyżej narzędzi do monitorowania aktywności pracowników w pracy.