Drukowanie jest jedną z kluczowych operacji każdej firmy. Jego znaczenie wynika z faktu, że niektóre dokumenty, dane i informacje są względnie łatwe do odczytania w formie papierowej, a jest to szczególnie ważne w celach informacyjnych. W rezultacie istnieją teraz rozwiązania cyfrowe, specjalnie zaprojektowane w celu optymalizacji wydajności drukarek i dostarczania najlepszych drukowanych informacji.

Z drugiej strony oprogramowanie do zarządzania drukarkami jest aplikacją, która zarządza zadaniami drukowania, zapewniając koordynację między komputerami i drukarkami w celu zoptymalizowania wydajności drukowania. Oprogramowanie jest zwykle wdrażane na scentralizowanym serwerze, który łączy drukarki z komputerami w sieci. Umożliwia to lepszą kontrolę nad procesem drukowania, dzięki czemu przepływ pracy jest bardziej opłacalny i szybszy.

W ciągu ostatnich 20 lat narzędzia do zarządzania drukarkami (oprogramowanie) stale rosły w użyciu. Obecnie praktycznie wszystkie firmy stosują go codziennie w swojej podstawowej działalności. Typowa drukarka jest dostarczana z oprogramowaniem do zarządzania drukarką, zaprojektowanym tak, aby spełniała tylko takie potrzeby drukarki. Nie byłoby to idealne w dużym lub średnim przedsiębiorstwie, które korzysta z drukarek różnych marek.